Organiser un cocktail d’entreprise : 5 détails qui changent le service
Les 3 Sens Traiteur par Maison Rolland
Un lancement, un anniversaire d’entreprise, une équipe à remercier : chaque réception a sa raison d’être. Chez Les 3 Sens Traiteur par Maison Rolland, notre première question est donc : « À quelle occasion organisez-vous cet événement ? »
Votre réponse guide le choix du menu, la présentation et l’accompagnement. Viennent ensuite les détails pratiques qui permettent de profiter pleinement du moment : l’horaire, les personnes à nourrir, la façon de servir et les installations sur place.
Voici cinq points à anticiper pour mettre votre occasion en valeur et consacrer votre budget aux bons endroits.
1. Définir ce que vous souhaitez confier au personnel de service
Vous accueillez un client lorsqu’un plateau doit être remplacé. Des verres s’accumulent et, dans une autre pièce, des invités n’ont pas encore vu passer les bouchées.
Ces tâches demandent une présence pendant la réception. Avec du personnel de service, vous pouvez davantage vous consacrer à vos invités. Selon la prestation convenue, notre équipe peut assurer la mise en place, la circulation des bouchées, le réassort et le débarrassage.
Le service accompagne aussi les moments importants. Pendant un discours, par exemple, une pause dans la circulation des plateaux permet de garder l’attention sur la personne qui parle.
Cet accompagnement représente un coût supplémentaire. Son intérêt dépend de ce que vous souhaitez déléguer, du lieu et du déroulement de la réception. Une rencontre informelle peut très bien fonctionner avec une livraison si une organisation est prévue sur place.
La question à se poser : qui prendra en charge ces tâches pendant l’événement ? Si ce sont les collègues que vous souhaitez remercier, confier le service peut leur permettre de profiter eux aussi de l’occasion.
Notre proposition précise les tâches prises en charge et ce qui reste à organiser, pour que vous puissiez choisir en connaissance de cause.
2. Un 5 à 7 ou un cocktail dînatoire : deux façons de recevoir
À la sortie du travail, les invités ont souvent un petit creux. Pour un 5 à 7, les bouchées doivent satisfaire cette faim tout en leur laissant de l’appétit pour le souper.
Nous recommandons généralement 6 à 8 bouchées par personne, avec une sélection qui équilibre fraîcheur, légèreté et quelques pièces plus consistantes. Le choix compte autant que le nombre : une petite bouchée de légumes et un mini-burger ne contribuent pas de la même façon à rassasier les invités.
Le cocktail dînatoire, lui, remplace le souper. Nous partons généralement sur 12 à 14 bouchées par personne, salées et sucrées confondues, avec une sélection suffisamment nourrissante pour constituer un repas. La durée de la réception et la composition du menu permettent ensuite d’ajuster cette base.
Précisez la formule dans votre invitation : « 5 à 7 » ou « cocktail dînatoire ». Vos invités sauront ainsi s’ils doivent prévoir un repas après la réception.
Si votre 5 à 7 se prolonge pendant la soirée, indiquez-le-nous également. L’horaire réel nous aide à vous conseiller sur le menu et le rythme du service.
3. Compter aussi les personnes qui travaillent sur l’événement
Le photographe, la personne à la technique ou les collègues à l’accueil ne figurent pas toujours dans la liste des invités. Pourtant, certains seront présents pendant plusieurs heures.
Avant de confirmer votre commande, vérifiez qui doit être nourri, ce qui est déjà prévu et à quel moment ces personnes pourront prendre une pause. Pour les prestataires, cette question peut aussi être précisée dans leur entente.
Une personne occupée à l’entrée peut difficilement profiter des bouchées qui circulent ailleurs. Selon l’organisation, une portion réservée ou un repas à un moment convenu sera plus approprié.
Cette vérification permet d’intégrer les besoins réels à la commande et d’éviter les ajustements improvisés pendant le service.
4. Envisager une combinaison buffet et service sur plateaux
Vous n’avez pas nécessairement à choisir entre un buffet et des bouchées qui circulent : les deux peuvent se compléter.
Le buffet offre un point de service où les invités se rendent à leur rythme. Les plateaux permettent d’aller vers les groupes qui discutent et de rejoindre les personnes plus éloignées.
Cette combinaison peut être intéressante lorsque les arrivées sont échelonnées ou que la réception se déroule dans plusieurs espaces. Elle permet aussi de présenter certaines pièces au buffet et d’en proposer d’autres au fil du service.
Elle demande toutefois une organisation adaptée : il faut entretenir le buffet tout en assurant la circulation des plateaux. Son emplacement doit également laisser suffisamment de place pour éviter de bloquer un passage.
Cette formule ne réduit pas automatiquement le coût du service. Nous l’évaluons avec vous selon le menu, la configuration des lieux et l’expérience souhaitée. L’objectif est que chacun puisse profiter de la sélection, où qu’il se trouve dans la réception.
5. Vérifier les accès et l’espace de préparation
L’adresse de livraison ne suffit pas toujours à préparer l’intervention.
Une réception à l’étage, un ascenseur à réserver ou une entrée de livraison éloignée de la salle peuvent modifier le temps nécessaire à la mise en place. Ces renseignements sont utiles dès la préparation de la proposition.
Pensez à nous préciser :
- l’accès prévu pour la livraison et le déchargement ;
- les escaliers ou l’ascenseur à utiliser ;
- l’heure à laquelle nous pouvons entrer dans les lieux ;
- l’espace disponible pour déposer et préparer les plateaux ;
- les équipements de réfrigération ou de réchauffage accessibles.
Quelques photos des lieux peuvent suffire pour commencer à évaluer les besoins. Vous nous décrivez les installations, puis nous déterminons avec vous ce que la formule retenue nécessite.
Si vos bureaux ne permettent pas de réchauffer les bouchées, par exemple, nous pouvons examiner une sélection froide ou les possibilités d’organisation avec notre service. Anticiper ce point permet de choisir le menu en tenant compte des conditions réelles.
Préparer le service pour profiter de l’occasion
Ces détails se règlent plus facilement avant la réception. Ils nous permettent de construire une proposition claire, adaptée à votre budget, et de vous laisser davantage de disponibilité pour les personnes que vous recevez.
Pour votre prochain 5 à 7 ou cocktail dînatoire d’entreprise à Longueuil, sur la Rive-Sud ou à Montréal, racontez-nous l’occasion, l’horaire et le lieu.
Les 3 Sens Traiteur par Maison Rolland vous accompagne dans le choix du menu et du service pour faire briller ce qui vous rassemble et laisser à vos invités un souvenir positif et marquant.
Découvrez notre menu de bouchées ou parlez-nous de votre événement.